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Digitalisierung im Handwerk
Vorteile der Digitalisierung und digitale Schnittstellen

Digitalisierung im Handwerk - Teil 1

Schon lange ist Digitalisierung im Handwerk ein Thema, jedoch ist den meisten Handwerkern nicht bewusst, was wirklich alles möglich ist. Mit unserer Reihe "Digitalisierung im Handwerk" möchten wir Ihnen Möglichkeiten aufzeigen.

Neben einer kurzen Zusammenfassung über die Vorteile der Digitalisierung im Handwerk befasst sich dieser Artikel mit der Vorstellung von konkreten Schnittstellen und Datenquellen. Erst wenn Sie diese Schnittstellen nutzen, können Sie all diese Vorteile auch wirklich gewinnbringend für Ihren Betrieb einsetzen.

Die Vorteile der Digitalisierung im Handwerk

Sie möchten Ihr Unternehmen digitalisieren und wieder­kehrende Vorgänge automatisieren, um sich mehr auf Ihr Kern­geschäft im Elektro­handwerk zu fokussieren? Papierkram und Bestellungen über das Telefon empfinden Sie als lästig? Mit digitalisierten Arbeits­abläufen lässt sich der Aufwand für viele Tätig­keiten reduzieren. Hier zeigen wir Ihnen einige Vorteile der Digitalisierung auf.

Die Vorteile

  • Termin-Management
  • Kundenkommunikation
  • Auftrags-Management
  • weniger Fehler
  • Auftragsqualität
  • Flexibilität und Effizienz

01 Termin-Management

Digitale Tools für das Terminmanagement helfen Handwerksunternehmen, ihre Termine besser zu planen und ihre Zeit effizienter zu nutzen. Das wird in vielen Unternehmen auch schon gemacht. Nutzen Sie diese Tools aber auch für Ihr Mitarbeiter-Management? Zum Beispiel für die Zeiterfassung über Handy und um Arbeitszeiten, Ausfälle und Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter zu verwalten und alle Kollegen direkt über Änderungen zu informieren?

02 Kundenkommunikation

Die Digitalisierung kann dazu beitragen, dass Sie mit Ihren Kunden effizienter und schneller kommunizieren, zum Beispiel durch E-Mails, WhatsApp, Chatbots oder die eigene Homepage. Ihre Website kann z.B. dazu beitragen Kunden vorab zu informieren und mit Konfiguratoren können Projekt-Daten abgefragt werden, auf die dann im folgenden Kundengespräch nicht eingegangen werden muss, was viel Zeit spart. Zudem wird die Beratungsleistung gesteigert, da Sie aufgrund der vorhandenen Daten sofort Rückfragen stellen oder Irrtümer ausräumen können.

03 Angebots- und Auftrags-Management

Eine digitales Angebot- und Auftrags-Management sorgt dafür, dass Sie Angebote schneller erstellen und alle Informationen über Schnittstellen mit anderen Stationen synchronisieren können. Es geht hier um direkte digitale Bestellprozesse, wobei Sie nie einzelne Positionen von einer Papier-Bestellung abtippen, sondern direkt über Schnittstellen an Ihren Großhandelspartner weitergeben. Alle Artikel werden dabei sofort mit Bestand gelistet und ggf. wird das wahrscheinliche Eintrittsdatum der Waren auch sofort passend aktualisiert. Das alles kann komplett papierlos erfolgen und auch mit Ihrer Buchhaltung synchronisiert werden.

04 Reduzierte Fehleranfälligkeit

Wenn Inhalte digital zwischen verschiedenen Stationen übertragen werden, können i.d.R. keine Übertragungsfehler passieren. Überall dort, wo früher Sachen abgetippt, gesucht oder irgendwie manuell übertragen wurden, können durch ein digitales Übertragen keine Fehler mehr passieren. So können falsche Bestellungen, Zahlendreher und vergessene Posten minimiert werden.

05 Höhere Auftragsqualität

Viele Fehler können verhindert werden, wenn digitale Daten zu den zu installierenden Produkten bereits am Auftragsort vorliegen. Rückfragen können direkt beantwortet werden und ggf. helfen Installations- und Infovideos den Monteuren auch neue Produkte direkt richtig anzuschließen oder für die Kunden einzurichten. So kann die Auftragsqualität und die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht werden und die Qualifikation der Mitarbeiter steigt.

06 Flexibilität und Effizienz

Zu jeder Zeit auf der Seite sollte es für Ihre Interessenten möglich sein mit Ihnen in Kontakt zu treten. Nutzen Sie Möglichkeiten, die ohne großen Zeitverzug eine Antwort ermöglichen. Heutzutage werden viele Menschen mit Informationen überflutet und erwarten schnelle Rückmeldungen. Kandidaten sind in der heutigen Zeit schwer zu überzeugen und manchmal entscheiden sie sich auch einfach für den Schnellsten.

Natürlich ist das nur ein Auszug der Vorteile, die eine Digitalisierung mit sich bringt. Generell ließen sich, je nach digitaler Umgebung, bestimmt hunderte kleine Verbesserungen aufzeigen. Wenn eine solche Umgebung erstmal geschaffen wurde, ergeben sich später oft weitere Möglichkeiten, wie die technische Infrastruktur noch besser oder anders genutzt werden kann. Der Trend geht klar in Richtung Digitalisierung. Wer sich früh an die Nutzung einer digitalen Umgebung gewöhnt, kann später am meisten von diesem Wissen profitieren und findet weitere Wege, um die vorhandenen Mittel für sich einzusetzen.

Schnittstellen für die Digitalisierung im Handwerk

Um die Vorteile der Digitalisierung bestmöglich zu nutzen ist es ratsam, dass alle alle sinnvollen Schnittstellen genutzt werden. Viele Bestellsysteme und Internetshops der Großhändler bieten Datenschnittstellen an, mit denen Sie die Warenkörbe und andere Informationen in Ihre Handwerkersoftware übertragen können. Vorbei ist damit die Zeit, in der Sie mühevoll Artikel einzeln abtippen oder erst in anderen Systemen oder Listen suchen mussten, um diese richtig darzustellen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen Schnittstellen vor, die in der Regel sowohl von den Bestellsystemen der Großhändler als auch von allen gängigen Handwerkersoftwares unterstützt werden.

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Einfach optimierter Einkaufsprozess!

Schnittstelle OCI

OCI (Open Catalogue Interface) bietet Ihnen eine einfache und schnelle Anbindung Ihrer Hand­wer­ker­soft­ware an das Be­stell­sys­tem Ihres Groß­han­dels­part­ners (z.B. H. Gautzsch). So optimieren Sie Ihren Einkauf und beschleunigen Ihren Arbeitsprozess (Bestell-Automatisierung).

Funktionsweise von OCI:

OCI ermöglicht Ihnen, den erstellten Warenkorb des Großhandels-Bestellsystems (z.B. FiF) einfach an Ihre Handwerkersoftware zu übermitteln. Durch den Klick auf den Button „Warenkorb übermitteln“ müssen Sie nie wieder den Warenkorb manuell in Ihre Software einpflegen.

Vorteile im Überblick:

  • einfache Bedienbarkeit
  • Prozesskosten senken im Einkauf
  • durch Warenkorb-Übertragung keine doppelte Erfassung der Daten
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Prozessabwicklung einfach gemacht!

Schnittstelle IDS

IDS steht für Integrierte DatenSchnittstelle. IDS stellt Ihnen eine Schnittstelle zur Verfügung, die den Zugang von den Softwaresystemen des Handwerks zum Bestellsystem des Großhandels (z.B. FiF von H. Gautzsch) ermöglicht. Über diese Schnittstelle werden Informationen und erstellte Warenkörbe digital ausgetauscht (Bestell-Automatisierung).

Funktionsweise von IDS:

Beim Aufruf von IDS durch Ihre Handwerkssoftware erfolgt eine automatische Anmeldung im Bestellsystem Ihres Großhandels (z.B. FiF). Mit der Funktion “Warenkorb Empfangen“ können erstellte Warenkörbe an Ihre Handwerkssoftware übermittelt und bestellt werden. Hierfür öffnet die Handwerker-Software das Bestellsystem in einem Internet-Browser, übernimmt auf Knopfdruck den hier zusammengestellten Warenkorb und schließt das Browser-Fenster wieder. Die Daten können anschließend in der Handwerker-Software weiterverarbeitet werden. Eine aufwändige manuelle Übernahme durch Abtippen beziehungsweise Neueingabe entfällt.

Vorteile im Überblick:

  • automatisierter Einkaufsprozess
  • umfassende Informationen mittels Artikel-Deep-Link
  • durch Warenkorb-Übertragung keine doppelte Erfassung der Daten
  • hohe Zeitersparnis
  • Das Bestellsystem (z.B. FiF) muss nicht separat aufgerufen werden
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Mehr Übersicht, weniger Arbeit!

Schnittstelle UGL 4.0 [5.0]

Mit UGL (Ueber­ga­be­schnitt­stel­le­lang) ver­binden Sie Ihre Hand­werker-Soft­ware mit dem Online-Be­stell­sys­tem (z.B. FiF) Ihres Groß­han­dels­part­ners (z.B. H.Gautzsch). Be­stellun­gen per Telefon, Fax oder E-Mail entfallen somit und Sie haben explizite Einblicke in den gesamten Be­stell­ungs­ab­lauf (Büro-Au­to­ma­ti­sie­rung).

Funktionsweise von UGL:

Mit UGL eröffnet sich Ihnen eine weitere Schnittstelle, über die Ihre Handwerker-Software mit dem Großhandel in Verbindung treten kann. Auch UGL gehört mittlerweile zu den Standards, um Bestellungen zwischen Handwerk und Großhandel bzw. Industrie zeit- und kostenökonomisch zu realisieren. Ihre Software versendet über die Schnittstelle Ihre Bestellung oder Preisanfrage und empfängt unsere Nachrichten wie Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferavis und Rechnung – vollautomatisch und ohne, dass ein weiteres Eingreifen Ihrerseits notwendig wird. Ihre Software bündelt alle ein- und ausgehenden Daten in einem Paket, sodass Sie jederzeit den Überblick über den kompletten Bestellverlauf behalten.

Vorteile im Überblick:

  • vollständige Projektkostenkontrolle
  • automatischer Abgleich von z.B. Auftragsbestätigung und Bestellung
  • enorme Zeitersparnis durch vollelektronische Abwicklung
  • automatisiertes Einlesen von Lieferscheinen und Rechnungen
  • Kostenersparnis durch automatisierte Arbeitsabläufe
  • erhöhte Kontrolle
  • Reduzierung potenzieller Fehlerquellen

Unterstützende Datenformate

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Effizienter Austausch von Artikeldaten!

Datanorm 5.0 - Artikeldaten

Datanorm ist ein Dateiformat für den Datenaustausch von Artikelstammdaten zwischen dem Großhandel (z.B. H.Gautzsch) und Ihrem Handwerksbetrieb. Jede manuelle Anlage von Stammdaten und Preisen kostet wertvolle Arbeitskraft. Mit Datanorm können Sie Artikelstämme automatisiert anlegen und alle relevanten Informationen wie Mengeneinheiten, Preiseinheiten, Artikelgruppen, EAN-Nummern, etc. werden fehlerfrei übernommen.

Funktionsweise von Datanorm:

Datanorm ermöglicht Ihnen schnell und einfach Produkt- oder Leistungsdaten aus Artikelkatalogen und Preiskatalogen in die Stammdaten zu importieren. Die Daten werden strukturiert in Form einfacher Textdateien abgelegt und können so weiterverarbeitet werden. Daranorm-Daten werden i.d.R. vom Bestellsystem des Großhandels (z.B. FiF) zur Verfügung gestellt.

Vorteile im Überblick:

  • keine manuelle Anlage von Stammdaten erforderlich
  • umfassende Informationen zu Artikeln
  • Auswahl der für Sie relevanten Artikelbereiche
  • Einfacher Download im Bestellsystem des Großhandels (z.B. FiF)
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Elektronische Rechnung via ZUGFeRD

ZUGFerd 1.0 [2.0]

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei staatlichen Einrichtungen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits zum Standard geworden. Daher ist davon auszugehen, dass sich die Richtlinie zu einem deutschland­weiten Pflicht­format entwickelt.

Funktionsweise von ZUGFeRD:

ZUGFeRD kombiniert das benutzer­freundliche PDF (PDF/A-3b) mit strukturierten Rechnungs­daten im XML-Format. Das heißt: Der Rechnungs­versand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sicht­komponente der Rechnung darstellt. Die elektronische Weiter­verarbeitung der Rechnung über unternehmens­spezifische Software­systeme ist problemlos möglich. ZUGFeRD-Rechnungen sind zudem mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungs­software kompatibel. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungs­daten.

Vorteile im Überblick:

  • einfache Archivierung von Rechnungen
  • durchgängige Automatisierung
  • Umweltschutz durch Reduktion von Papierverbrauch
  • Kosteneinsparungen durch Wegfall der Druck- und Portokosten
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Ausschreibungen einfach verschicken!

CSV und prop. Uploads am Beispiel eCl@ss

Mit eCl@ss steht ein Werkzeug zur Klassifizierung und Be­schreibung von Produkten und Dienst­leis­tun­gen zur Verfügung, das national und international anerkannt ist. eCl@ss ermöglicht eine globale und effiziente In­ter­aktion zwischen Han­dels­part­nern und Un­ter­neh­men.

Funktionsweise von eCl@ss:

Der eCl@ss Standard besteht aus vier Hierarchieebenen: Sachgebiet (Ebene 1), Hauptgruppe (Ebene 2), Gruppe (Ebene 3) und Untergruppe (Ebene 4). Sogenannte Merkmale ermöglichen die detaillierte Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen in den zugehörigen Stammdaten und ermöglichen so die Suche in den verschiedenen Katalogen. Jeweils angehängte Schlagwörter und Synonyme dienen dem schnellen, zielgerichteten Auffinden der Produktklassen und ihrer Merkmalleisten.

Vorteile im Überblick:

  • Digitaler Austausch von Produktstammdaten
  • Vereinheitlichung und Veredelung von Daten
  • Zeitersparnis dank durchlaufender Prozesse
  • Verbesserte Kommunikation

Die Auftragsabwicklung im digitalen Verbund

Je mehr Programme die stan­dar­di­sier­ten Schnitt­stellen un­ter­stüt­zen, je besser und rei­bungs­loser spielen alle Kom­po­nen­ten zu­sam­men. Sowohl in diesem Bereich als auch in der Datenqualität macht die Elektro­branche täg­lich Fort­schrit­te und schon in ein paar Jahren wird all dies nicht mehr wegzudenken sein.

Das digitale Zusammenspiel

Schauen Sie sich das Schaubild an. Hier sehen Sie ein mögliches Beispiel, wie eine Über­tra­gung anhand von stan­dar­di­sier­ten Daten eine ganze Auf­trags­ab­wick­lung be­schleu­ni­gen und ver­ein­fach­en kann. Es mag auf den ersten Blick sehr kompliziert aussehen, jedoch ist die spätere Anwendung um vieles komfortabler, als es den Anschein hat.

Menschen machen Fehler und irren ist menschlich. Ebenso richtig: Wer viel arbeitet, macht viele Fehler. Es wäre doch gut, wenn wir den technischen Fortschritt dazu verwenden, um vergessene Posten, falsche Artikel oder Zahlendreher zukünftig auszuschließen. Wenn es dazu noch viel schneller geht, sicherer ist und einem eine unnötige Arbeit abnimmt - umso besser.

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